Эффект системного подхода: об опыте управления инвестиционными проектами

Комплексные проблемы управления инвестиционными проектами – сфера деятельности Международной ассоциации управления проектами (International Projects Management Association – IPMA), в которую входят многие национальные объединения. Вадим Богданов, генеральный директор ЗАО «Богданов и партнеры», является лауреатом премии IРМА «За вклад в управление проектами в России». Он автор многих книг по этой тематике.

Открытое акционерное общество «Харцызский трубный завод» – одно из ведущих трубных предприятий Украины. Завод производит более 500 типоразмеров стальных электросварных прямошовных труб большого диаметра (ТБД) для трубопроводного транспорта, энергетики и строительства.

На предприятии ежегодно выполняются десятки инвестиционных проектов, и их общий бюджет постоянно растет. В 2007 году на ХТЗ завершен масштабный инвестиционный проект – введена в эксплуатацию новая технологическая линия в трубоэлектросварочном цехе № 2. После ее ввода выпускаемый сортамент существенно расширился в части наиболее востребованной рынком трубной продукции: электросварных труб диаметром 508-1422 мм (20-56 дюймов) с одним прямым швом и толщиной стенки до 40 мм.

Общая стоимость инвестиционного проекта – около 25 млн долл., срок окупаемости инвестиций с момента пуска в эксплуатацию – 3 года. Поставщиками оборудования для новой линии выступили ведущие машиностроительные предприятия Западной Европы. На Харцызском трубном заводе дополнительно создано 148 рабочих мест.

На новой линии будут выпускаться трубы большого диаметра для сухопутных и подводных трубопроводов на рабочее давление до 14,7 МПа, отвечающие всем существующим и перспективным требованиям заказчиков. Это позволит заводу укрепить конкурентную позицию на традиционных рынках сбыта и выйти на новые перспективные рынки Южной и Северной Америки, Ближнего Востока, Центральной и Юго-Восточной Азии. Три главных конкурентных преимущества ХТЗ – высокое качество продукции, быстрое исполнение заказов, гибкая система ценообразования дополнены новыми техническими возможностями, которые успешно реализуются на современном оборудовании. В 2007 году на новой линии планируется произвести 100 тыс. т труб большого диаметра, что составляет 14 % годового портфеля заказов.

Техническое перевооружение предприятия продолжается. Инвестиционным планом на 2007 год предусмотрено освоить 27 млн долл., что на 2 млн долл. больше, чем в предыдущем году.

Успешное и эффективное управление инвестиционными проектами стало возможным благодаря внедрению системы управления инвестиционными проектами. В этой статье мы рассмотрим несколько секретов, позволяющих Харцызскому трубному заводу успешно управлять инвестиционными проектами.

Структурирование инвестиционного портфеля и формирование реестра

Первым шагом к внедрению системного подхода к управлению инвестиционными проектами стало формирование их реестра. Был составлен единый список всех инвестиционных проектов, осуществляющихся на предприятии, разработана система их классификации. Она предназначена для формализации управленческих подходов, применяемых для управления проектами различной важности и целевого назначения.

Инвестиционные проекты Харцызского трубного завода классифицируются по статусу, целевому назначению, направлению инвестиций. По статусу проекты подразделяются на потенциальные, находящиеся в стадии инициации, планируемые, текущие (реализуемые) и закрытые. В отдельную группу выделяются проекты, реализация которых приостановлена, а также отклоненные по каким-либо причинам.

По целевому назначению проекты делятся на коммерческие, реализуемые с целью получения экономической выгоды, и некоммерческие. По направлению инвестиций выделяются группы стратегических проектов, проектов соответствия, проектов, направленных на поддержание мощностей, проектов в сфере информационных технологий и социальной сфере.

Инвестиционный портфель ХТЗ в соответствии с принятой их классификацией имеет следующую структуру.

В группу стратегических входит 32 инвестиционных проекта с бюджетом 19 млн долл. Из них 23 проекта реализуются в 2007 году. Стратегические проекты связаны с реконструкцией основных цехов для обеспечения независимой работы трех технологических потоков на три и более типоразмера изготавливаемых труб.

Проекты соответствия направлены на выполнение требований по охране окружающей среды, промышленной безопасности и промсанитарии. В текущем году на Харцызском трубном заводе реализуются два таких проекта с годовым бюджетом около 1 млн долл. – это внедрение охраннопожарной сигнализации и систем автоматического пожаротушения и строительство полигона промышленных отходов.

К проектам поддержания мощностей относится в общей сложности 136 различных мероприятий в основных и вспомогательных цехах и лабораториях. Среди них 33 мероприятия рассматриваются как проекты. Управление ими осуществляется средствами проектного менеджмента. Остальные мероприятия реализуются в ходе обычной операционной деятельности предприятия.

В общей сложности в инвестиционном портфеле Харцызского трубного завода находится 63 проекта, управление которыми осуществляется методами и средствами проектного менеджмента.

Реестр инвестиционных проектов в структурированном виде является эффективным инструментом управления, если содержит актуальную информацию – например, о текущем статусе проектов и ходе работ по ним. Поэтому в инвестиционном департаменте ХТЗ был организован процесс обновления реестра проектов, в него еженедельно вносится актуальная информация.

Роли участников проекта

В инвестиционном процессе на Харцызском трубном заводе занято более 100 человек из 15 структурных подразделений четырех дирекций. В их число не входят непосредственные инициаторы инвестиционных проектов. В инвестиционном процессе ежегодно создаются около 10 тыс. различных документов: заявок, договоров, актов и т.п. Часть из них вводится в действующую на предприятии ЕГСР-систему Другая часть на сегодняшний день существует лишь на бумажных носителях.

Для повышения эффективности управления было решено четко описать обязанности и полномочия участников инвестиционных проектов. Однако описывать их для 100 сотрудников – крайне длительное и дорогостоящее занятие. Поэтому вначале были определены и описаны роли участников проектов, которых оказалось существенно меньше, чем число задействованных в проектах сотрудников.

Прямыми участниками инвестиционного проекта – это типовая команда проекта – являются инвестиционный менеджер, менеджер внедрения, администратор ЕРМ и рабочая группа. В рабочую группу входит инициатор инвестиционного проекта и ряд других специалистов завода и сторонних организаций.

Решения об изменении статуса инвестиционного проекта принимаются инвестиционным комитетом, который представляет собой коллегиальный орган управления инвестиционным процессом на предприятии. В его состав входят 9 человек, в том числе один представитель управляющей компании. Председателем инвестиционного комитета является генеральный директор ОАО «ХТЗ».

После описания ролей участников инвестиционного процесса оказалось, что у Харцызского трубного завода их всего четыре. Для каждой из ролей были разработаны инструкции, в которых указаны полномочия и обязанности сотрудника, выступающего в проекте в этой роли. Некоторые из ролей, бывшие в ХТЗ до внедрения системы, были упразднены, при этом было определено несколько новых. Все это существенно повысило скорость реализации проектов.

Инвестиционный менеджер и менеджер реализации

Одна из проблем, которая ранее возникала при реализации инвестиционных проектов, заключалась в том, что менеджер проекта не всегда информировал руководство о возникновении проблем. О проблемах становилось известно только тогда, когда они достигали критического уровня, а потому исправить их, как правило, было практически невозможно.

Чтобы решить эту проблему, при определении состава ролей проекта за основу был принят принцип «четырех глаз», принятый во многих мировых компаниях. На этапе инициации и планирования проекта ответственность за него несет инвестиционный менеджер. После того, как план проекта утвержден, им занимается менеджер реализации, который сдает результаты проекта инвестиционному менеджеру, отвечающему за закрытие проекта и подготовку отчетности по его итогам.

Таким образом, за проектом следят два менеджера, относящиеся к разным подразделениям, которые контролируют друг друга. В случае возникновения проблем в проекте информация оперативно доносится руководству, что дает возможность быстро предпринять корректирующие действия.

Информационная система управления проектами

Как показал анализ управления инвестицонными проектами Харцызского трубного завода, одна из основных проблем – отсутствие актуальной и достоверной информации об управлении проектами. Часто в проектах возникали задержки с подготовкой различных документов, и подразделения, ответственные за их разработку или утверждение, сообщали, что не получили тот или иной документ. Зачастую сроки работ в проектах срывались из-за того, что сотрудники утверждали, что не получили задание на выполнение от руководителя проекта и т.д.

В информационной системе управления проектами на основе Microsoft Project и Project Server фиксируются все планы инвестиционных проектов: сроки исполнения работ, ответственных сотрудников, бюджет исполнения и т.д. На этапе исполнения в системе отслеживаются и плановые, и фактические характеристики работ проекта. Например, можно определить, когда задание на выполнение работы было фактически передано сотруднику, когда он завершил исполнение задания, насколько сроки выполнения работы отклонились от запланированных в исходном плане проекта.

Помимо контроля отдельно взятого проекта, система позволяет членам инвестиционного комитета завода осуществлять контроль портфеля проектов и получать необходимые отчеты. Гибкая система отчетов отображает сводные данные по срокам и затратам, фактическим платежам и потребностям в финансировании и пр.

Благодаря использованию отчетов, получаемых из Microsoft Project Server, Харцызскому трубному заводу удалось сократить некоторые виды проектных затрат, оптимизировать загрузку ряда подразделений и в целом значительно улучшить работу над инвестиционными проектами. Общий эффект от внедрения системы управления проектами менеджмент ХТЗ оценивает как положительный и планирует дальнейшее развитие этой системы.

оригинал