Информационная система проектного документооборота
В результате выполнения работ проекта формируется множество документов - отчеты, акты, документы, разрабатываемые для заказчика проекта, фотографии с объектов и пр. В ходе проекта необходимо организовать электронную библиотеку для хранения архива документов и их электронного согласования. Иногда часть документов проекта разрабатываются в особых информационных системах (3D-модели, модули программного кода и пр.), в этом случае необходимо организовать связь этих документов с электронной библиотекой проекта без переноса документов в нее.
Использование информационной системы проектного документооборота позволяет стандартизировать и унифицировать работу над документами в ходе проекта, что существенно повышает качество подготовки документации, скорость обмена информацией и снижает зависимость от человеческого фактора.
Основные элементы информационной системы проектного документооборота представлены в таблице, и при внедрении системы настраиваются в соответствии с Корпоративным стандартом управления проектами и требованиями Заказчика. Важной особенностью системы проектного документооборота является возможность интеграции ее с корпоративной системой документооборота. Для ознакомления со стандартными возможностями корпоративного и проектного документооборота Вы можете пройти он-лайн обучение или курс «Организация проектного документооборота и совместной работы на базе Microsoft Windows SharePoint Services».
| Элемент информационной системы проектного документооборота
| Описание
|
Сайт проекта
Другие названия: библиотека проекта, узел проекта.
| Сайт проекта автоматически создается при публикации проекта и содержит типовые папки и шаблоны документов. Является основой для стандартизации проектного документооборота.
Подробнее >>
|
| Процессы согласования проектных документов
| Для ускорения согласований документов между участниками проекта процесс согласования автоматизируется. Это позволяет легко отслеживать статус согласования любого из документов и получать информацию о задержках в согласовании.
Подробнее >>
|
| Регламентация доступа и внешний доступ
| В рамках узла проекта можно ограничить доступ к документам и группам документов, а также определить права по изменению документов. Кроме того, можно создать виртуальный офис проекта, организовав удаленный доступ.
Подробнее >>
|
| Сквозной поиск по проектным документам
| Зачастую в электронных библиотеках крупных проектов сложно быстро найти необходимый документ. В рамках проектного документооборота можно организовать как поиск по текущему проекту, так и по всему портфелю проектов.
Подробнее >>
|
| Реестр проектных узлов
| В тех случаях, когда сотрудники могут создавать неограниченное количество проектных узлов и вложенных в них узлов, необходимо организовать единую и удобную систему навигации по узлам системы.
Подробнее >>
|
| Связь документов с проектами
| Зачастую для отслеживания факта выполнения работ необходимо связывать документы с работами проекта. Это также позволяет связать с задачей инструкцию по ее выполнению и пр.
Подробнее >> |
|
